Det är inte alltid det lättaste att växla från ett omodernt ekonomisystem baserat på pappersarbete och frågetecken. Det ska kännas smidigt och spännande att byta system. Tänk vad mycket tid man sparar och onödig stress man slipper. För många företag är det ett avgörande steg för just detta, att effektivisera arbetet och se till så att allt går rätt till. Man får helt enkelt en bättre överblick över kassaflödet – med det kräver också en noggrann planering. Här går vi igenom processen i tre naturliga faser, där du smidigt kan följa övergången till en digital vardag där siffrorna talar för sig själv. 

Förberedelser – Kartlägg dina behov och skapa förtroende

Innan du tar beslutet att byta ekonomilösning och klickar på knappen för migrering är det viktigt att förstå vilket behov just ditt företag har och vad ni behöver. Sätt dig ner med ansvariga kollegor och sätt upp en plan för hur ni ska börja förändringsarbetet. Personalen som hanterar fakturor, utlägg och bokföring har insikter som blir avgörande för övergången. Vilka smärtpunkter finns i företaget och vad behöver åtgärdas innan man kan gå vidare? Genom att kartlägga era största flaskhalsar får du en klar bild av hur det nya ekonomisystemet behöver fungera för att allt ska flyta på normalt. Vare sig det handlar om ett leverantörskontrakt eller manuell kvittohantering. Samtidigt ger en öppen dialog hos teamet trygghet: alla känner sig delaktiga och förstår varför förändringen sker och varför den behöver ske.

Genomförande: Smidig dataöverföring och anpassning

När du valt ut en leverantör är nästa steg att flytta över befintliga data utan att tappa historiken. Här är det klokt att ta hjälp av experter som säkerställer att kunder, leverantörer och tidigare balansrapporter överförs korrekt och på bästa sätt. Under denna fas handlar det inte bara om teknologi, utan också om att skapa rätt inställningar i systemet – sätt upp kontoplaner, momskoder och godkännande­flöden som speglar ert sätt att arbeta. Om ni till exempel vill se era projektresultat direkt i bokföringen, se till att ekonomisystemet stödjer projektkoder från dag ett. Parallellt med den nya tekniken behöver ni testa nya arbetsrutiner i mindre skala: låt ett fåtal personer köra testfakturor och rapporter så att eventuella justeringar kan göras innan hela organisationen går över till det nya.

Implementering: Utbildning, uppföljning och fira framgång

En gedigen utbildningsinsats är nyckeln till att alla accepterar och drar nytta av det nya verktyget. Därför är intern utbildning och utveckling så viktigt när det kommer till nya system, men även för att motivera och utveckla medarbaterna, något som Sara Hammarkrantz skriver i en artikel på Chef.se. Planera in workshops och interna utbildningar som visar hur man lägger upp fakturor, godkänner utlägg och tar ut rapporter – gärna med riktiga exempel från arbetet. Efter lansering bör ni ha regelbundna avstämningar. Hur fungerar till exempel integrationen med ert affärssystem, uppstår några flaskhalsar och når ni förväntade resultat? Fira också när ni når milstolpar, som första månadsbokslutet utan pappersunderlag. Sånt höjer arbetsmoralen och man får se det positiva med skiftet, svart på vitt.

Följ dessa steg när du går från papperskaos till digital frihet och smidighet så kommer ni garanterat att effektivisera er arbetsprocess. När det nya ekonomisystemet sitter på plats har ni lagt grunden för en ny fas – med större insyn och får en mer skalbar affärsmodell på samma gång. Då kan ni fokusera på det som växer ert företag.